Vous venez de poser vos valises en Pologne. Tout est nouveau, excitant… jusqu’à ce que vous tombiez nez à nez avec un formulaire administratif 100 % en polonais. PESEL ? Urząd Miasta ? Zaświadczenie ?!

Vous êtes en Pologne. Vous avez survécu au supermarché, vous avez trouvé un appart, vous commencez même à dire « dzień dobry » sans trop d’accent… et là : l’administration polonaise. Formulaires, tampons, signatures. Vous voilà plongé dans un univers parallèle. Pas de panique, voici votre guide de survie administrative, avec des vrais exemples concrets, du vocabulaire utile, et surtout, des astuces de terrain.

Respirez. On va vous guider pas à pas.

Dans cet article, vous allez découvrir :

• les démarches administratives de base pour les étrangers en Pologne,
• le vocabulaire de survie pour comprendre les formulaires,
• des conseils pratiques pour ne pas devenir fou (et gagner du temps),
• et une bonne dose de pragmatisme français.

1. Les démarches principales pour les étrangers en Pologne

1. Obtenir un numéro PESEL 

Le PESEL (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności) est l’équivalent du numéro de sécurité sociale. On vous le demandera partout : médecin, banque, employeur…

✅ Si vous louez un appartement avec un contrat officiel, vous pouvez en faire la demande à la mairie (Urząd Miasta).

2. Enregistrer son adresse (Zameldowanie) 

Ce n’est pas toujours obligatoire, mais fortement recommandé pour accélérer d’autres démarches. Cela se fait aussi à l’Urząd Miasta, avec votre contrat de location.

3. Ouvrir un compte bancaire polonais 

Les banques polonaises demandent souvent un PESEL et un justificatif d’adresse. Certaines banques (ex. : mBank, PKO) sont plus « expat-friendly ».

4. S’inscrire à la sécurité sociale polonaise (NFZ) 

Si vous travaillez en Pologne, votre employeur vous y inscrit. Sinon, vous pouvez souscrire une assurance volontaire (ubezpieczenie dobrowolne).

5. Carte de résidence en Pologne (Karta pobytu) 

Pour les séjours longs hors UE, c’est indispensable. La procédure est longue (jusqu’à 6 mois), alors commencez tôt !

2. Vocabulaire de survie pour les démarches

Français	Polonais	Prononciation
Numéro PESEL	numer PESEL	[noumèr pèssèl]
Mairie	Urząd Miasta	[ourjont miasta]
Formulaire	formularz	[formoularch]
Justificatif de domicile	zaświadczenie o zameldowaniu	[zach-fiadtchénniè o zameldovaniu]
Passeport	paszport	[pachport]
Contrat de travail	umowa o pracę	[oumova o pratsè]
Assurance maladie	ubezpieczenie zdrowotne	[oubèspietseniè zdrovotnè]
Carte de résidence	karta pobytu	[karta pobitou]
Étranger	cudzoziemiec	[tsoudzo-ziemièts]
Signature	podpis	[pot-piss]

4. Les phrases et expressions clés à connaître pour parler avec l’Urząd

Vous voilà en face de Grazyna, 55 ans, qui ne parle pas un mot d’anglais et qui vous accueille en faisant la tronche… c’est mal barré. Oui je sais les clichés, mais en France on a Josiane qui a la même attitude. Pas de panique, c’est le moment d’user de votre charme et de faire en sorte que Grazyna vous facilite la vie, voici quelques expressions clés à connaître :

Français	Polonais	Prononciation
Bonjour, j’ai un rendez-vous	Dzień dobry, mam umówioną wizytę	[djègne dobré, mam oumouvionom vizité]
Je viens faire une demande de…	Przyszedłem złożyć wniosek o… (masculin)	[pchychèdouèm zwodj vgniosek o…]
Je suis citoyen français	Jestem obywatelem francuskim	[ièstèm obyvatelem frantsouskim]
Je n’ai pas de PESEL	Nie mam numeru PESEL	[niè mam noumèrou PESEL]
Je voudrais une attestation	Poproszę zaświadczenie	[poproché zachiadvtchénè]
Voici mes documents	Oto moje dokumenty	[oto moyé dokoumenté]
Est-ce que vous parlez anglais ?	Czy mówi Pan/Pani po angielsku ?	[tche mouvipane/pani po anguielsko]
Pouvez-vous répéter, svp ?	Czy może Pan/Pani powtórzyć ?	[tche mojé pan/pani poftouritch]
Où dois-je aller maintenant ?	Gdzie mam teraz iść ?	[gdiè mam térass iche]
Merci beaucoup	Bardzo dziękuję	[bardzo djèngouyé]

💡 N’oubliez pas de toujours dire “Dziękuję” en partant, même si vous avez souffert.

5. Astuces concrètes pour survivre dans l’enfer administratif polonais

• Apportez toujours une photocopie de votre passeport Les administrations adorent les copies. Vraiment. Prévoyez aussi une photo d’identité.
• Demandez si quelqu’un parle anglais « Czy mówi Pan/Pani po angielsku ? » → [Tche mouvie pan/pani po anguièlskou ?]
• Utilisez DeepL pour traduire les documents Bien plus précis que Google Translate. Il peut sauver votre après-midi.
• Arrivez avant l’ouverture Pour éviter les files d’attente (et les distributeurs de tickets déjà vides).
• Ne vous énervez pas Les procédures sont longues, parfois absurdes. Mais s’énerver ne sert à rien. Souriez, revenez demain. C’est la Pologne !

6. Questions fréquentes sur les démarches administratives en Pologne

7. Les problèmes fréquents avec l’administration Polonaise

Mon PESEL n’est pas sur mes papiers français, que faire ?

On peut souvent vous refuser votre preuve d’identité car celle-ci ne contient pas le PESEL (seuls les documents d’identité polonais la présente), ce qui peut parfois poser problème.

Le PESEL (équivalent du NIR français) est demandé partout en Pologne, mais il n’apparaît pas sur votre carte d’identité ou passeport français. Pour les démarches administratives (santé, ZUS, banque…), on vous demandera souvent un document avec votre PESEL imprimé.

Solution :

• Demandez à votre mairie (Urząd Gminy) un zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL (attestation officielle de votre PESEL).
• C’est gratuit, rapide, et cela évite beaucoup de blocages.

Et pensez à toujours prendre ce document avec vous quand vous avez des démarches admininistratives à faire (y compris auprès d’organismes privés comme les banques).

Mon permis français n’est pas accepté par la Police

Si vous êtes résident permanent (carte de séjour + PESEL), vous devez échanger votre permis français contre un permis polonais au bout de 185 jours. Sinon, en cas de contrôle, vous risquez une amende.

Démarche :

• Aller au Urząd Komunikacji (souvent le même que pour la voiture)
• Documents nécessaires :
  • Permis original
  • Photo type passeport
  • Formulaire de demande (wniosek)
  • Justificatif de résidence
  • Paiement des frais (~100 PLN)

Ma voiture est encore enregistrée en France, je ne peux pas me faire assurer en Pologne

Vous avez une plaque française, un klaxon qui dit « la Marseillaise » et vous ne voulez pas changer ? Mauvaise nouvelle : si vous vivez en Pologne, vous devez immatriculer votre voiture.

Voici les étapes :

1. Contrôle technique polonais (badanie techniczne) à faire dans une station agréée.
2. Traduction officielle de la carte grise (certificat d’immatriculation) en polonais.
3. Aller au Wydział Komunikacji de votre ville avec :
   • Pièce d’identité (passeport ou carte d’identité)
   • Justificatif de domicile (parfois une attestation de l’employeur ou un contrat de location suffit)
   • Certificat d’immatriculation (carte grise)
   • Preuve de propriété
   • Traduction officielle
   • Attestation d’assurance polonaise
   • Preuve du contrôle technique

💰 Vous paierez une taxe d’immatriculation + les plaques (tablice rejestracyjne).

Communiquer avec l’administration en Pologne ce n’est pas facile, mais c’est possible !

Faire ses démarches en Pologne, c’est un peu comme jouer à un escape game sans les indices. Mais avec ce guide, un peu de patience, et quelques mots de polonais, tout devient faisable. Courage – i powodzenia !